Tiskárna je vhodná do domácností a menších kanceláří, pro tisk barevných dokumentů a fotografií. Doporučené mesíční zatížení tiskárny je asi 3000 stran textu.

Při tisku dokumentů dosahuje rychlosti až 30 stran za minutu v černobílém režimu a 24 stran/min v barvách. Proto je ideální tiskárnou pro rodiny, kde je zásadním požadavkem rychlý tisk dokumentů. Uživatelé mohou tisknout na celou řadu různých typů papíru a tiskárnu mohou používat k různým účelům, ať jde například o tisk webových stránek a školních prací nebo vizitek či štítků s adresami. Vytištění skutečné fotografie s rozměry 10×15 cm trvá přibližně 27 vteřin.

Fototiskárna HP Deskjet 5940 disponuje celou řadou praktických prvků, mezi které patří na přední části umístěný port pro přímé připojení fotoaparátů s podporou PictBridge a technologie HP Real Life, umožňující použití aplikací, jako je např. automatické odstranění jevu červených očí nebo funkce Adaptive Lighting. Tento nástroj umožňuje prosvětlení detailů na příliš tmavých oblastech fotografií. Pomocí softwaru HP Image Zone mohou uživatelé provádět úpravy svých fotografií na počítači.

HP Deskjet 5940 je vybavena rozkládacím zásobníkem na 100 listů papíru, který lze složit, pokud není tiskárna v provozu. Na předním panelu se nachází praktické tlačítko „zrušení tisku,“ jehož stisknutím okamžitě zastavíte tisk úlohy, což šetří čas i inkoust. K počítači lze tiskárnu připojit přes USB 2.0 rozhraní.

Balení neobsahuje USB kabel!