Ochrana osobních údajů dodavatelů

Zpracováváme následující osobní údaje:

1. identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, popř. číslo průkazu totožnosti, pokud navštívíte náš areál, IČO a DIČ, pokud jste podnikatel;
2. kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručování a fakturační adresa;
3. údaje o naší spolupráci, kterými jsou zejména údaje o zboží a službách, které jsme si u vás objednali, termín dodání a splatnosti včetně čísla platebního účtu a údaje o reklamacích, údaje o plnění vašich smluvních povinností a jejich následná evaluace, evidence případných porušení smluvních povinností;
4. údaje o vašem chování na našem portálu, zejména odkazy, na které klikáte, způsob pohybu po našem webu a posouvání obrazovky a také údaje o zařízení, ze kterého si náš web prohlížíte, jako je IP adresa, identifikace zařízení, jeho technické parametry jako operační systém a jeho verze, rozlišení obrazovky, použitý prohlížeč a jeho verze a také údaje získané ze souborů cookie a obdobných technologií pro identifikaci zařízení;
5. údaje související s využitím call centra nebo návštěvou našeho areálu, kterými jsou zejména záznamy telefonních hovorů s call centrem, identifikace zpráv, které nám zasíláte, vč. identifikátorů, jako jsou IP adresy, a nahrávky z kamerových systémů v areálu;
6. bezpečnostní a systémové informace, kterými se rozumí zejména vaše systémové přihlašovací údaje, identifikační údaje věcí a zařízení, které vám byly svěřeny (např. počítač, mobilní telefon, automobil), identifikace vzdáleného připojení, informace o přístupu k aplikacím a systémům.

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu. Jaká zpracování můžeme provádět, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké pozici vůči nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo nám dodáváte nějaké zboží nebo služby. Vaše údaje můžeme také zpracovávat, pokud jste zástupcem našeho dodavatele, pokud s námi komunikujete nebo pokud navštívíte náš areál.

Pokud s námi uzavřete smlouvu

Pokud nám jako fyzická osoba dodáváte nějaké zboží, služby nebo s námi spolupracujete jiným způsobem, zpracováváme za účelem plnění smlouvy vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší spolupráci.

Jestliže nám dodáváte nějaké zboží nebo služby jako zástupce právnické osoby, zpracováváme tytéž údaje za stejným účelem na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zastupujete.

To, že tyto údaje použijeme za účelem vyřízení naší spolupráce, znamená, že je použijeme zejména:

• pro potřeby přijetí zboží nebo služeb, které nám dodáváte;
• abychom s vámi mohli o spolupráci komunikovat, například potvrdit přijetí zboží;
• pro potřeby platby za zboží a služby;
• v souvislosti s vašimi dalšími požadavky, se kterými se na nás obrátíte např. pomocí call centra, jak je popsáno v části Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů.

Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu dodávky služby, popř. po dobu trvání smlouvy s námi.

Pokud navštívíte náš areál

Pokud navštívíte náš areál nebo jeho okolí, budeme zpracovávat nahrávku z kamerového systému, na které můžete být zachyceni, a to na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany našeho i vašeho majetku a osob pohybujících se v areálu a jeho okolí, což je současně náš oprávněný zájem.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu 14 dnů. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

Pokud využíváte naše IT nebo navštívíte některý z našich portálů

Využívání souborů cookies a dalších technologií

Pokud navštívíte náš portál, do vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit vaše aktivity během návštěvy našeho portálu od chvíle, kdy do našeho portálu vstoupíte, do okamžiku, kdy z něj odejdete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Dále používáme pixelové značky (také známé jako web beacons), což jsou malé obrázky, které mají podobnou funkci jako cookies. Oproti cookies, které jsou ukládány na pevném disku vašeho počítače, jsou pixelové značky pevnou součástí webových stránek. O všech těchto technologiích budeme pro zjednodušení v tomto dokumentu dále mluvit jako o cookies. Cookies do vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do vašeho zařízení uložil náš portál. Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.

Některé cookies do vašeho zařízení ukládá přímo náš portál. Tyto cookies nám pomáhají:

• identifikovat vás při přecházení mezi jednotlivými stránkami našeho portálu a při opětovných návštěvách, například abychom si mohli zapamatovat vaše přihlášení z konkrétního zařízení a nežádat vás opakovaně o e-mail a heslo, nebo abychom si uložili, kterou verzi našeho portálu vám máme zobrazit, pokud portál nabízí v danou chvíli více variant;
• se zajištěním bezpečnosti, například abychom zkoumali, zda někdo nezneužil vaše připojení k našemu portálu a nejedná místo vás;
• evidovat, zkoumat a odstraňovat poruchy a nefunkční součásti našeho portálu.

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování našeho portálu. Pokud ve svém prohlížeči zablokujete tyto cookies, náš portál nemusí fungovat správně.

Dále do vašeho zařízení:

• ukládáme cookies z našeho portálu, které nám umožňují:
  • sledovat návštěvnost našeho portálu, jeho jednotlivých stránek, vytvářet statistiky a přehledy;
  • zobrazovat vám různé varianty našeho portálu, pokud testujeme nové funkcionality;
  • přizpůsobovat pro vás obsah našeho portálu.

Pokud využití cookies nevypnete v nastavení vašeho webového prohlížeče, budeme mít za to, že s využíváním cookies souhlasíte. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat vypnutím využívání cookies v nastavení vašeho webového prohlížeče.

Využívání osobních údajů návštěvníků našeho portálu

Pokud navštívíte některý z našich portálů pro dodavatele, zpracováváme údaje o vašem chování na našem portálu na základě našeho oprávněného zájmu za účelem:

• získání informací, na základě kterých pro vás budeme moci portál v budoucnu vylepšit; naším oprávněným zájmem je zde zlepšování služeb našeho portálu;
• vytváření statistik a přehledů, zejména sledování návštěvnosti našeho portálu, jeho jednotlivých stránek; naším oprávněným zájmem je zde měření využití našeho portálu;
• předcházení útoků na náš portál a ohrožení jeho funkčnosti i bezpečnosti vašich dat; naším oprávněným zájmem je zde bezproblémová funkčnost našeho portálu a bezpečnost vašich dat.

Údaje o vašem chování na našem portálu nezískáváme pouze z cookies. Doplňujeme je také o údaje:

• IP adresa vašeho zařízení (adresa vašeho zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v síti internet);
• MAC adresa (adresa zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v místní síti);
• operační systém vašeho zařízení, jeho verze a jazykové nastavení;
• prohlížeč, který na svém zařízení používáte, jeho verze a jazykové nastavení;
• adresa webové stránky (URL adresa), ze které přicházíte na náš portál.

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu 38 měsíců, přičemž po tuto dobu údaje uchováváme pouze v pseudonymizované podobě. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

Pokud využíváte naši IT infrastrukturu, techniku nebo jiný majetek

Pokud využíváte naši IT infrastrukturu, zejména pak naše sdílená úložiště, chatovací nástroje a e-mailové systémy, naši výpočetní techniku nebo jiný majetek, zpracováváme vaše osobní údaje také na základě našich oprávněných zájmů. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje související s naší spoluprací a také bezpečnostní a systémové informace, a to za účelem:

• vnitřní kontroly a evidence, zejména evidence přidělených pracovních pomůcek, kde je naším oprávněným zájmem zajištění a kontrola řádného plnění všech vašich a našich povinností;
• zajištění bezpečnosti a ochrany majetku, kde je naším oprávněným zájmem zajištění fyzické a IT bezpečnosti a také ochrana našeho majetku; pro tento účel můžeme provádět monitoring některých prostor a využívání elektronických zařízení, informačních systémů a IT infrastruktury;
• zajištění našich provozních potřeb, kde je naším oprávněným zájmem provoz našich IT nástrojů.

Pro uvedené účely zpracováváme vaše osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu s vámi. Pro účely ochrany našich právních nároků můžeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu nezbytnou k realizaci práv a povinností plynoucích ze smluvního vztahu a po dobu trvání promlčecí lhůty nároků vyplývajících nebo souvisejících s tímto poměrem (v délce až 15 let od ukončení spolupráce) prodloužené o další rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení můžeme zpracovávat vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jejich skončení.

Vaše identifikační údaje můžeme také v přiměřeném rozsahu použít pro účely naší propagace a posilování značky. Například pro tento účel můžeme použít fotografie z našich akcí pořádaných pro naše partnery a dodavatele. Pro tento účel můžeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání smluvního vztahu s vámi prodlouženou o dobu 4 let.

Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku podrobněji popsanou v podkapitole Právo vznést námitku proti zpracování. Pokud využijete svého práva vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, jsme povinni vaše osobní údaje pro daný účel dále nezpracovávat, ledaže v rámci šetření vaší námitky zjistíme, že máme k tomuto zpracování závažné oprávněné důvody.

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím call centra, e-mailu, chatovacích nástrojů a sociálních sítí, budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o naší spolupráci a údaje související s využitím call centra nebo návštěvou našeho areálu na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícím ve zlepšování ve vyřizování vašich požadavků, kontrole řádného plnění našich závazků a zlepšování našich služeb za účelem:

• vyřízení vašich požadavků; pokud jsme u vás něco objednali a váš požadavek se vztahuje ke spolupráci, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s vámi;
• evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas;
• prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když touto cestou uzavíráme spolupráci, nebo vyřizujeme reklamaci;
• jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 3 měsíců. Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Zpracování pro vnitřní evidenci a ochranu právních nároků

Po ukončení naší spolupráce vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje související s naší spoluprací dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí doby 3 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného plnění smluvních závazků.

Proti tomuto zpracování na základě oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Zpracování pro plnění našich právních povinností

I my musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o naší spolupráci, a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let.

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení.

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje? Takovými zpracovateli jsou:

1. poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií a podpory;
2. poskytovatelé nástrojů pro správu a nahrávání telefonických hovorů;
3. poskytovatelé SMS komunikačních a chatovacích nástrojů, v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro zprostředkování naší komunikace s vámi;
4. poskytovatelé služeb monitoringu příjmu a expedice zboží a návštěv v areálu;
5. poskytovatelé bezpečnostního monitoringu spravující zejména náš kamerový systém;
6. externí účetní společnosti.

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci spolupráce nebo při komunikaci s námi například na call centru. Osobní údaje přímo od vás získáváme také nahráváním hovorů na call centru a kamerovým záznamem našeho areálu a jeho okolí.

V rámci předání údajů našim zpracovatelům, uvedeným v části Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme? můžeme vaše údaje předat také do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Veškeré takové předávání budeme uskutečňovat pouze v případě, že se příslušný zpracovatel zaváže dodržovat standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí a dostupné na adrese http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Ochrana osobních údajů dodavatelů“. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem.

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
• domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?).

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit, když:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
• vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Nejrychlejší způsob, jak lze uplatnit a požádat o výkon práva je zaslání žádosti prostřednictvím datové schránky společnosti, případně v listinné podobě na adresu sídla společnosti. V takovém případě však musí být vaše žádost opatřena úředně ověřeným podpisem.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů je vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů.

Pověřence můžete kontaktovat pomocí emailu dpo@mallgroup.com.